Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche

top-offerten GmbH
8583 Donzhausen, Schweiz
E-Mail: info@kibora.ch

2. Unsere zwei Rollen

Kibora ist eine Business-Software für Unternehmen. Wir bearbeiten Personendaten deshalb in zwei Rollen:

• Als Verantwortliche für die Daten unserer Kundinnen und Kunden selbst: Konto- und Firmendaten, Vertrags- und Rechnungsdaten, Support-Korrespondenz.
• Als Auftragsbearbeiterin für alle Daten, die unsere Kunden in Kibora über ihre eigenen Kontakte, Kundschaft und Mitarbeitenden erfassen (z. B. Adressen, Belege, Buchhaltung, Zeiterfassung, Personaldossiers, Kundenkarteien). Verantwortlich für diese Daten ist das jeweilige Unternehmen; wir bearbeiten sie ausschliesslich in dessen Auftrag. Ein Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV) ist auf Anfrage erhältlich.

3. Welche Daten wir bearbeiten

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (als Hash gespeichert), optional Telefonnummer und Spracheinstellung.
• Firmendaten: Firmenname, Adresse, MWST-Angaben, Bankverbindung (für QR-Rechnungen), Einstellungen.
• Vom Kunden erfasste Geschäftsdaten (im Auftrag): Kontakte, Offerten, Aufträge, Rechnungen, Belege, Buchhaltung, Zeiterfassung, Einsatzplanung, Personaldaten inkl. Lohnangaben sowie — falls das Karteimodul genutzt wird — Karteieinträge, die besonders schützenswerte Daten enthalten können.
• Automatisch erfasste Daten: IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Session-Daten, technische Protokolle und ein Audit-Log sicherheitsrelevanter Aktionen.
• Daten aus aktivierten Integrationen: z. B. importierte Kontaktanfragen von Lead-Portalen (etwa top-offerten.ch), Bankauszüge (camt-Dateien), E-Mail-Korrespondenz über vom Kunden hinterlegte Mailkonten, Push-Token der mobilen App.

4. Zwecke der Bearbeitung

• Bereitstellung und Betrieb der Software inkl. mobiler App
• Registrierung, Authentifizierung und Kontoverwaltung
• Abo- und Rechnungsabwicklung
• Versand von E-Mails und SMS im Auftrag des Kunden (z. B. Offerten, Terminerinnerungen)
• KI-gestützte Funktionen (z. B. Belegerkennung, Buchungsvorschläge, Übersetzungen, Hilfe-Assistent)
• Support und Kommunikation
• Sicherheit, Missbrauchs- und Betrugsprävention
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. Buchführung)

5. Rechtsgrundlagen

Wir stützen die Bearbeitung auf die Vertragserfüllung (Kernfunktionen, Konto), auf Einwilligungen (optionale Funktionen wie Push-Benachrichtigungen oder einzelne Integrationen), auf berechtigte Interessen (IT-Sicherheit, Produktverbesserung) sowie auf gesetzliche Pflichten (Buchführung, Steuern).

6. Auftragsbearbeiter und Empfänger

Wir setzen folgende Dienstleister ein. Die produktive Datenhaltung erfolgt in Schweizer Rechenzentren.

Versendet ein Kunde E-Mails über ein selbst hinterlegtes Mailkonto (eigener SMTP-Server), läuft dieser Versand über den vom Kunden gewählten Anbieter.

7. Datenübermittlung ins Ausland

Soweit Daten an Anbieter in den USA oder anderen Drittländern übermittelt werden, stützen wir uns auf EU-Standardvertragsklauseln (SCC), auf zertifizierte Empfänger nach dem Swiss‑U.S. bzw. EU‑U.S. Data Privacy Framework oder — wo solche Garantien fehlen — auf Ihre ausdrückliche Einwilligung. Kopien der Garantien sind auf Anfrage erhältlich.

8. KI-Funktionen

Für KI-Funktionen (z. B. Belegerkennung oder den Hilfe-Assistenten) werden die dafür nötigen Inhalte über eine Programmierschnittstelle an Anthropic übermittelt. Gemäss den API-Bedingungen von Anthropic werden diese Daten nicht zum Training allgemeiner Modelle verwendet. KI-Funktionen erzeugen Vorschläge — Entscheidungen (z. B. das Verbuchen eines Belegs) trifft immer ein Mensch.

9. Speicherdauer

• Konto- und Firmendaten: bis zur Löschung des Kontos bzw. Mandanten
• Vom Kunden erfasste Geschäftsdaten: bis zur Löschung durch den Kunden
• Buchhaltungs- und Rechnungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht, Art. 958f OR)
• Technische Protokolle und Audit-Logs: bis 2 Jahre
• Backups: rollierend, maximal 90 Tage

10. Datensicherheit

• Verschlüsselte Übertragung sämtlicher Daten (TLS/HTTPS)
• Passwörter ausschliesslich als moderne Hashes, Zwei-Faktor-Authentisierung verfügbar
• Strikte Mandantentrennung — technisch auf Datenbankebene durchgesetzt (Row-Level-Security)
• Hinterlegte Zugangsdaten (z. B. Mailkonten) werden verschlüsselt gespeichert
• Audit-Protokoll sicherheitsrelevanter Aktionen, verschlüsselte Backups

11. Cookies

Kibora verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies: ein Session-Cookie für die Anmeldung, ein CSRF-Token für die Formularsicherheit und ein Einstellungs-Cookie (z. B. für den Dunkelmodus). Es kommen keine Tracking- oder Werbe-Cookies zum Einsatz.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenherausgabe bzw. -übertragung, Einschränkung der Bearbeitung und Widerspruch sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen. Wenden Sie sich dazu an info@kibora.ch; wir antworten innert 30 Tagen. Zudem können Sie sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) bzw. der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren.

Betrifft Ihr Anliegen Daten, die ein Kibora-Kunde über Sie erfasst hat (z. B. als Kundin oder Mitarbeiter dieses Unternehmens), richten Sie es bitte direkt an das betreffende Unternehmen — es ist für diese Daten verantwortlich. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Beantwortung solcher Anfragen.

13. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anpassen. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.